Tipy na platformy pro hybridní a virtuální akce – nechte se inspirovat

3. díl poznámek k vývoji event marketingu

Hybridní akce mohou být přechodem k normálu i novou úrovní eventů

Hybridní eventy, tedy akce, které mají živé účastníky v místě konání a virtuální na online platformě (viz níže) umožňují pořádat akce i v době bezpečnostních, kapacitních a prostorových omezení. Mohou však být dobrým formátem i tam, kde se ukazuje, že ne všichni účastníci musí být nutně přítomni fyzicky v místě akce. Všichni jsme se museli za poslední rok naučit odpovídat na otázku „Je nutné se na to scházet osobně?“ — Tento formát má však i výhody, není to jen z nouze technická ctnost: umožňuje třeba vytvářet různé škálování a úrovně účastníků podle jejich volby, nabízí zpřístupnění produkce daleko většímu publiku díky online a akce se sama o sobě stává i marketingovým průzkumem (např. zájem v cílových skupinách, efektivita reklamy, tvorba cen apod.).

Příprava hybridního formátu

Co je třeba však vzít nutně do úvahy pro přípravu a využití hybridního formátu? Virtuální a živé publikum má různé potřeby. Ani jeden nemůže mít pocit, že je ošizen. Mohou tomu pomoci moderátoři a různé programové segmenty (viz předchozí poznámka v mém blogu). Je možné doplnit ještě jeden důležitý moment: živí účastníci by se měli cítit výjimečně, nikoli jen jako přítomné publikum pro virtuálního diváka. Na druhou stranu však musí být zapojen i virtuální účastník u počítače nebo s mobilem. Přemýšlejte o tom důkladně, včetně toho, kdo je vaším cílovým publikem a zda je ochoten účastnit se akce osobně nebo naopak je pro tuto personu přijatelnější online.

Zajímavý pak bude při plánování a marketingové podpoře události (a její návštěvnosti) jistě rozdíl v komunikaci vůči cílovým skupinám zájemcům o fyzickou účast a zájemcům o virtuální online účast. Z dostupných zdrojů a zkušeností se ukazuje, že přihlášky na online účast podobných akcí raketově vzrostou až v posledním týdnu před akcí.  Na tento týden je třeba využít maximální komunikační podporu.

Volba technické platformy pro hybridní a virtuální akci

Abychom mohli uspořádat kvalitní virtuální a hybridní akci, potřebujeme k tomu technickou aplikaci – platformu. Tedy prostředí, kde se spojují obě publika ve virtuálním světě. Existují již desítky a možná stovky platforem, které takové produkce umožňují. Nejlepší je stáhnout si pár z nich ve formě demo nebo nastudovat jejich prezentace. Zde uvedu namátkově několik těch, které mne zaujaly a zde doporučuji ke stažení výborný dokument THE EVENT APP BIBLE 2021 pro eventové profesionály. Stojí za přečtení.

Než klikněte na pár odkazů níže, podívejme se na několik parametrů, které doporučuji při výběru platformy pro hybridní a virtuální akce zohledňovat. Více jich najdete ve zmíněném dokumentu, na který výše odkazuji.

Co by měla umět aplikace pro hybridní akci?

Vlastností a vychytávek aplikací je spousta, uvádím tedy to nejdůležitější a stručně:

• Přístup do aplikace: je přes webové rozhraní nebo je nutná instalace aplikace?
• Jakou kapacitu platforma zvládne (počet účastníků)?.
• Co technické parametry a standardy, časová pásma apod.?
• Jak platforma umožňuje přijímat platby od účastníků?
• Jak lze členit obsah virtuálního prostředí?
• Jaké jsou možnosti režie obrazu, zvuku, grafiky?
• Jak se edituje program akce, co editace umožňuje?
• Jak pracuje platforma s prostorem akce (vizualizace, místnosti, scény, stánky…)?
• Kolik to Stojí? Cena aplikace je tvořena:
  • za akci nebo roční poplatek,
  • platba podle počtu účastníků,
  • samostatně nebo při nákupu modulu širší platformy/řešení,
  • nabízí možnost koupit jen některé funkce, které využijete.
• Jaké je zabezpečení a ochrana dat, včetně osobních údajů?
• Jaká je podpora provozovatele pro pořadatele (mj. při průběhu akce)?
• Je součástí aplikace pro mobily?
• Jaké jsou možnosti a nástroje pro aktivní zapojení účastníků?
• Jaké jsou možnosti networkingu účastníků?
• Jaký live stream platforma umožňuje?
• Jak je platforma propojena se sociálními sítěmi?
• Jak lze přizpůsobit branding platformy pro naši akci?
• Co umožňuje platforma pro prezentaci sponzorů a marketingových partnerů?

Každý z těchto parametrů mohu pro vaši akci specifikovat a pomoci při důkladné přípravě produkce. Kontaktujte mne, domluvíme si osobní nebo online konzultaci.

A zde pár slíbených inspirativních odkazů:

Mohu pomoci i s Vaší akcí: příprava, konzultace, testování i produkce. Zavolejte nebo napište, domluvíme si formu spolupráce.